کاورلتر و کارت معرفی شخصی-رایگان
اگرچه رزومه مهم‌ترین ابزار معرفی مهارت‌ها و توانایی‌های شغلی به کارفرمایان و بازار کار است اما تنها وسیله نیست. در اینجا دو ابزار دیگر هم معرفی می‌شود که اولی بسیار ضروری است و دومی جنبه‌ی اختیاری دارد.
کاور لتر Cover Letter
کاور لتر یا نامه‌ی توصیفی، یک نامه‌ی رسمی چند پاراگرافی است که به همراه رزومه و در واقع بر روی آن (به همین دلیل عنوانش cover است) ارسال می‌شود.
در مورد اینکه آماده‌سازی و ارسال این نامه چقدر ضرورت دارد و آیا اصلا خوانده می‌شود یا نه اختلاف نظر است. قطعا این نامه ضرورت 1-2 دهه گذشته را ندارد اما هم‌چنان به قدری متداول است که آماده و ارسال نکردن آن یک ریسک بسیار بزرگ برای دعوت نشدن به مصاحبه است.
در بسیاری از سازمان‌ها، کاور لتر کماکان از مدارک ضروری محسوب می‌شود یعنی کارمندان واحد منابع انسانی HR دریافت نکردن آنرا به عنوان کسر مدارک در نظر می‌گیرند و اصلا رزومه‌ی شما را در میان کاندیداهای نهایی قرار نمی‌دهند پس صرف‌نظر از اینکه مصاحبه کننده‌ها آنرا می‌خوانند یا نه، شما باید آنرا آماده و ارسال کنید.
در باره‌ی اینکه ترتیب خواندن این نامه نسبت به رزومه چگونه است نمی‌توان یک قاعده‌ی کلی بیان کرد. برخی کارفرماها حتی اگر ارسال آنرا ضروری دانسته باشند اصلا به آن نگاه نمی‌کنند. برخی دیگر که برای‌شان مهم است آنرا بعد از مشخص شدن فهرست کاندیدهای نهایی مصاحبه شغلی می‌خوانند.
یعنی این نامه به احتمال زیاد در ابتدا دیده نمی‌شود و این مشخصات رزومه است که اهمیت دارد اما در نهایت، کاور لتر می‌تواند سرنوشت نفر نهایی را تعیین کند. به‌ویژه که وقتی بین دو یا 3 نفر نهایی نتیجه‌ی مصاحبه بسیار نزدیک باشد، مطالعه‌ی دوباره‌ی کاور لتر به تصمیم‌گیری نهایی کمک می‌کند.
اما خلاف این هم ممکن است. اینکه متقاضی به‌واسطه‌ی روش‌های اکتیو و حتی بدون اینکه شغلی از طرف کارفرما در بوردهای کاری یا وبسایت سازمان منتشر شده باشد، با ارسال کاور لتر و رزومه – چه از طریق ایمیل و یا پست کردن نسخه‌ی کاغذی – بخواهد باب یک گفتگو را باز کند. در این حالت، مطالعه‌ی کاور لتر بر رزومه مقدم است و متنی که در آن نوشته شده اهمیت بسیار زیادی دارد.
واضح است که در مواردی که کارفرما یا یک ایجنت کاریابی مستقیما از طریق پروفایل شما در بوردهای کارجویی یا لینکداین، شما را شناسایی کرده و برای‌تان پیام دعوت به دیدار یا گفتگوی تلفنی (شکل‌های مختلفی از غربال‌گری یا مصاحبه‌ی شغلی رسمی یا غیررسمی) می‌فرستد، کاور لتری در کار نبوده اما این احتمال هست که همین تماس‌ها به درخواست ارسال رسمی رزومه و کاور لتر منجر شود.
اما کاور لتر دقیقا چیست؟
یک نامه رسمی 4 پاراگرافی است که هدف از ارسال آن، تاکید و برجسته‌تر کردن برخی توانایی‌ها، موفقیت‌ها و نظایر اینهاست که ارتباط بیشتری با شغل منتشر شده و نیازهای آن دارد. در واقع این گامی فراتر از یک رزومه‌ی targeted است که به‌طور غیرمستقیم به مرتبط کردن توانایی متقاضی – نیاز کارفرما می‌پرداخت؛ و در اینجا به روشنی و شفافیت توضیح داده می‌شود که چرا فرد متقاضی، بهترین کاندیدای استخدام برای این شغل است.
شما می‌توانید یک تمپلیت و یک نمونه از کاور لتر را در مکتوبات مرتبط به این موضوع بیابید و آنها را دانلود کنید تا هم با محتوای کاور لتر بیشتر آشنا شوید و هم از تمپلیت برای تکمیل نسخه‌ی خود استفاده کنید. اگر دوره‌ی پیشرفته را تهیه کرده باشید، مرور و بازبینی یک نمونه کاور لتر بخشی از این دوره است.
به غیر از مواردی که باید همانند هر نامه دیگری در این نامه رعایت شود یعنی آدرس فرستنده و گیرنده، نام و عنوان گیرنده، تاریخ و مواردی از این دست (که در تمپلیت به‌روشنی مشخص شده) محتوای پاراگراف‌ها بسیار مهم هستند. توجه داشته باشید که برخلاف رزومه که حتی در شکل customized شده‌اش، یک جنبه‌ی عمومی و کلی دارد، کاور لتر برای هر درخواستی
محتوای پاراگراف‌ها
پاراگراف اول، Attention Grabbing؛ توضیح می‌دهد که دلیل شما برای نگارش این نامه و ارسال این درخواست چیست. باید به عنوان شغلی مورد نظر اشاره کنید و اینکه آن را کجا دیده‌اید.
پاراگراف دوم، Show Interest؛ استدلال می‌کند که چرا آن شرکت باید شما را استخدام کند. به حداقل دو مهارت یا توانایی ویژه خود که شما را یک فرد ایده‌آل برای آن شغل می‌کند اشاره کنید. از خود متن معرفی شغلی استفاده کنید تا دریابید چه چیزهایی بیش از همه در آن شغل مسئله و دغدغه‌ی کارفرماست و چطور شما می‌توانید به بهترین شکل، بهتر از تمام رقبا آن مسئله را حل کنید.
پاراگراف سوم، Express Desire؛ توضیح می‌دهد که چرا شما این کمپانی را انتخاب کرده‌اید. به برخی نکات حاصل از تحقیقات خود درباره کمپانی اشاره کنید و آنها را به برخی توانایی‌های خود پیوند بزنید. این قسمت از این نظر اهمیت دارد که درک و شناخت شما نسبت به کمپانی و مسائل آنرا نشان می‌دهد، اینکه شما صرفا یک متن را برای ده‌ها شرکت نفرستاده‌اید، و اینکه شما برای درخواست خود وقت گذاشته و تحقیق کرده‌اید.
پاراگراف چهارم، Closure؛ نامه خود را با یک یا دو جمله محترمانه و تشکرآمیز ببندید و از امکان یک گفتگوی رو در رو، استقبال کنید.
نکات مهم در نگارش کاور لتر
- به ساختار و رعایت اصول حرفه‌ای نگارش یک نامه رسمی در آن توجه زیادی کنید. توجه داشته باشید که این یکی از ابزاری است که کارفرما برای تخمیین توانایی‌های زبانی و خصوصاً نگارشی شما بکار می‌گیرد.
- تا آنجا که ممکن است خلاصه‌نویسی کنید و صرفا بر روی نکات اصلی متمرکز شوید. سعی کنید در مجموع، حداقل یک سوم صفحه فضای خالی و سفید داشته باشد.
- همیشه و برای هر شغل جدید، یک بار آن را اساساً بازنویسی کنید.
- متن نامه باید واضح، بی‌غلط و ارتباط دهنده بین نیازهای کاری و توانایی‌های شما باشد.
- از بیان چیزی که به هیچ‌وجه در رزومه به آن اشاره نرفته خودداری کنید.
اگر در دوره‌ی پیشرفته ثبت نام کرده باشید،
کارت تماس Cold Card
یکی از ابزارهایی که پیشتر به آن بیشتر توصیه می‌شد اما با گسترش فضای مجازی از اهمیت آن کاسته شده این نوع کارت است که البته هنوز در برخی موقعیت‌ها چون سمینارها و محافل علمی یا کاری، خصوصا برای آن گروه از مدیران تصمیم‌گیر یا منابع انسانی و کارفرمایان که می‌دانیم رزومه‌ی ما را برای خود نگاه نخواهند داشت می‌تواند کاربرد داشته باشد.
- دقیقاً نظیر یک کارت بیزینس است اما نه برای معرفی شغل شما بلکه برای معرفی توانایی‌های شما؛
- اطلاعات شخصی، Tag line و وجوه کلیدی از رزومه به این نوع کارت وارد می‌شود. اطلاعات شخصی و تگ لاین روی کارت (شبیه Business Card) و وجوه کلیدی (در رو یا) پشت آن. آدرس لینکدین و یا بلاگ شما می‌تواند بسیار مفید باشد؛
- جهت استفاده در محل‌های مناسب مثل سمینارها، Job Fair های تخصصی و نظایر آنها کاربرد بیشتری دارد؛
- حتماً تا آنجا که ممکن است اطلاعات را خلاصه کنید؛
- یک طراحی مناسب می‌تواند بر جلوه آن بیافزاید؛
- می‌توانید از قابلیت‌های ورد برای تولید آن بهره ببرید و یا اگر با نرم‌افزارهای طراحی آشنایی دارید – یا کسی را می‌شناسید که آشنایی دارد. – از آنها استفاده کنید. برای ثبت نام کنندگان در دوره‌ی پیشرفته، یک نمونه قالب template قرار داده شده است.
- بهتر است بر روی کاغذ مقوا با جنس خوب و چه بسا رنگی پرینت شود اما اگر مشکل دارد، پرینت روی کاغذ سنگین‌تر و برش دقیق هم کار خواهد کرد؛
- می‌توان این کارت را بر روی رزومه متصل کرد تا اگر حمل رزومه برای فرد مخاطب مشکل بود، کارت را جدا کرده و با خود ببرد؛
جمع‌بندی
کاور لتر و cold card دو ابزار مفید برای معرفی توانایی‌های شغلی هستند که البته اولی بسیار مهم‌تر است و عمدتا ارسال آن به همراه رزومه الزامی می‌باشد. کاور لتر نامه‌ای همراه رزومه است که در خلال چند پاراگراف دلایل ارسال آن، اهمیت شرکت، توانایی‌های متقاضی و علاقه به دیدار حضوری را ذکر می‌کند.
کلد کارت چیزی در ابعاد و فورمت بیزینس کارت است اما با اطلاعات فشرده شده‌ی رزومه که صرفا برای به یاد سپاری متقاضی و پیگیری‌های احتمالی بعدی در اختیار مخاطبان قرار می‌گیرد.
